TL;DR

1. 업무 요청이 들어오면, 먼저 상대방의 말을 경청하면서 업무와 관련된 중요한 질문 던지기

• 업무 정의:
  • 정확하게 무엇이 필요한지
• 업무 기한:
  • 언제까지 필요한지
• 결과물:
  • 어떤 형식으로 필요한지
• 이유:
  • 결과물이 왜 필요한지
  • 회사에 어떤 영향을 주는지

2. 나의 현재 상황을 정확히 파악하기

• 지금 당장의 평판이 아니라, 해당 업무를 내가 끝내고 좋은 결과물을 낼 수 있는지 장기적인 관점에서 봐야함
• 나 자신에게 해야 할 질문들:
  • 해당 업무를 수행할 업무 능력이 되는지
  • 해당 업무를 수행할 시간이 있는지
  • 내 윗사람이 허락을 할 일인지
  • 나보다 다른 적격자가 사내에 있는지

3. 상황에 따라 Yes 혹은 No라고 답하기

• 업무와 내 현재 상황을 고려하면서 YES 혹은 NO라고 이유와 적절한 근거를 제시하자
  • 적절한 근거가 있기 때문에, NO라고 대답해도 괜찮음

머리말

직장을 다니다보면 가끔 타부서 직원에게서 업무 협조 요청을 받는다. 첫 직장에서도 그렇고 지금도 가끔 내가 예스맨이라고 느낄 때가 많다. 분명 나도 많이 바쁘지만, 다른 직원들이 하는 부탁을 거절하지 못하고 “네네, 바로 해드릴게요!”라고 말하던 순간들이 있었다.

돌이켜보면, 남이 나를 괜찮은 직원이라고 생각해주기를 간절히 바랬던거 같다. 너무 무턱대고 일을 받을 때마다, 내 위의 사수분이 나를 혼내며 했던 말이 있다.

“너 이렇게 남의 일 다 도와주고, 우리가 해야 할 일은 언제 할꺼니?”

그때 당시에는 이해가 가지 않는 말이였다. ‘아니… 회사 잘 되었으면 하는 마음에서 막 열정적으로 도와주는데, 왜 뭐라고 하는 걸까?’ 라고 생각하기 일쑤였다.

그런데 연말에 대부분의 회사에서 제출을 요구하는 성과보고서를 작성하는데, 내가 한 일들에 대해 쓸 내용이 거의 없었다. 곰곰히 생각해보니, 내가 도와준 일들은 상대방의 업무성과이지 내 성과는 아니였다…

내 성과를 챙기려면 아무래도 내가 맡은 일, 내가 더 잘 할 수 있는 일에 집중하는 것이 도움이 되는 것은 확실하다. 그렇다고 남이 요청하는 일에 매번 NO라고 대답하는 것도, 회사 생활을 잘 하는 것은 아니라고 믿는다.

그럼 도대체 어떤 기준으로, 현명하게 “아니오, 지금 저는 그 일을 도와드릴 수 없습니다.” 라고 말해야 하는 걸까?

HBR 아이디어캐스트 759화에서는 노련한 조직 관리 전문가인 Bruce Tulgan이 초청을 받아 직장에서 현명하게 NO라고 대답하는 방법에 대해 설명한다.

Speaker 소개

Bruce Tulgan

• 1967년생 미국 작가로 현재 약 20권이 넘는 책을 씀
• Amherst College 학사 졸업 후, 뉴욕대 법무박사 수료
• 조직 관리 트레이닝 회사인 RainmakerThinking의 창립자

1. 업무 요청 내용에 대해 경청하고 질문하기

Every good yes is a chance to deliver value, execute tangible results with your name on them.

• 모든 업무 요청에 “예”라고 답하기 전에, 그 업무가 장기적인 관점에서 나에게 도움이 되는지, 회사에 도움이 되는지를 먼저 알아야 한다.
  • 좋은 결과물은 나의 평판을 결정 짓는 잣대가 된다.
• 핵심적인 질문을 한다는 것은 상대방의 말에 경청하고 있다는 중요한 지표이다.
• 이러한 질문들은 내가 그냥 귀찮아서 안하는 것이라는 느낌을 적게 들게 만든다.
• 업무 요청만 잘 파악하고 거절하여도 상대방은 충분히 이해를 한다.

업무를 파악하는 핵심 질문 List!

업무에 대한 핵심을 파악하기 위해서는, 경청하는 자세와 노트 필기는 필수임을 기억하자.

• 업무 정의와 범위:
  • 정확히 무엇을 원하는지
• 업무 기한:
  • 언제까지 해야 하는지
• 결과물:
  • 어떤 형태로 결과물을 제출해야 하는지
• 이유:
  • 왜 이 업무를 수행해야 하는지

2. 내 업무 상황과 능력을 파악하기

The people who are most successful are the ones who do the right things for the right reasons

아래와 같이 내 자신에게 질문해보자:

1. 내가 수행해서 최상의 결과물을 낼 수 있는 일인가?
2. 해당 업무를 수행할 시간적 여유가 있는가?
3. 업무 특성을 보니, 나 말고 다른 적격자가 있는가?
4. 내가 수행하는 것에 대해 팀장과 논의가 되었는가?
5. 해당 업무를 통해 새로운 능력 개발을 하고 싶은가?

위와 같은 질문을 하고 나서도, 나의 생각이 NO라면 그에 상응하는 의견을 제시하면서 “~~해서 안될 것 같습니다.” 라고 거절하자.

이정도면 상대방도 NO에 대한 나의 입장과 상황을 충분히 이해한다 (이해 못하고 시키면 그 사람이 이상한거다…)

거절로 인해 내 평판이 깎일까 두려워말자. 단기적인 평판보다 결국에 남는 것은 장기적인 관점에서의 아웃풋이다.

참고로 거절을 예쁘게 말하는 팁 따위는 없다고 한다. 거절은 아무리 포장해도 거절이다. 차라리 거절에 대한 합리적인 근거를 제시하자.

맺는말

나도 그랬듯이 신입사원때부터 거절하는 법을 바로 써먹기에는 어려울 수 있다. 하지만 업무 경험과 능력치가 쌓이다 보면 내가 잘하는 것은 무엇이고, 현재 나의 업무 현황이 어떤지 점차 보이게 된다.

상대방의 업무시간이 유한하듯이 내 업무시간도 마찬가지로 유한하다. 유한한 내 시간을 쪼개 내 업무를 하지 않고 도와주는 것은 결국에 내 성과 손실로 이어질 수 있다.

따라서 무작정 “제가 해드릴게요!”가 아닌, “이 업무는 ~~해서 제가 할 수 있구요. 저 업무는 ~~해서 할 수 없습니다. 그 업무는 저말고 ~~가 더 잘해낼 겁니다.” 라고 말하는 것이 회사와 나에게 모두 이익이 되는 길이라고 생각한다.